Não é possível gravar dados num HD ou num disquete sem um sistema de arquivos, que é, basicamente, uma estrutura que indica como os arquivos devem ser gravados e guardados em mídias, Através do sistema de arquivos, é que se determina o espaço utilizado no disco, além de ser o método que permite gerenciar como partes de um arquivo podem ficar "espalhadas" no dispositivo de armazenamento. Outro detalhe importante é o sistema de arquivos que determina como arquivos podem ser gravados, copiados, alterados, nomeados e até apagados. Ou seja, toda e qualquer manipulação de dados numa mídia necessita de um sistema de arquivos para que essas ações sejam possíveis.

1. Unidade Lógica e Física

Unidade Física – é a denominação de um hardware de armazenamento em memória de massa, como um disco rígido, um CD, Pen drive.

Unidade Lógica – não tem uma correspondência um para um com unidades físicas e é nomeada com uma letra, como: drive ‘D’, drive ‘C’. Uma unidade lógica pode se estender por várias unidades físicas, como por exemplo, dispositivos lógicos localizados em vários discos rígidos.

Formatação física e lógica
Para se utilizar um disco rígido, é necessário que ele tenha sido formatado fisicamente. A formatação física difere da formatação lógica e tem outras funções como, por exemplo, selecionar as áreas ruins das boas, enquanto que a formatação lógica tem outras funções, por exemplo, definir qual é o sistema de arquivos (FAT ou NTFS).

Geralmente um disco rígido já vem formatado fisicamente de fábrica e não há necessidade e nem é recomendável formatá-lo novamente. Caso seja necessário fazer alguma formatação física, recomenda-se usar o formatador físico do fabricante do disco rígido.

2. Dados

Dados são as partes de programas ou informações propriamente ditas, deve ser armazenado em um sistema de memória de massa, nome genérico para qualquer dispositivo capaz de armazenar dados para uso posterior, sendo armazenados em formas de arquivos, sendo esta a maneira que os arquivos são manipulados, variando de acordo com o sistema operacional.

O sistema de arquivos determina como os arquivos devem ser gravados e armazenados nas mídias disponíveis, determinando seu espaço em disco, gerenciando as partes dos arquivos que estão espalhadas no dispositivo de armazenamento.

Determina como os arquivos são alterados, gravados, nomeados, renomeados e apagados.