A seguir são apresentados alguns elementos/itens básicos utilizados na elaboração de um projeto.
Título e Dados de Identificação
Deve responder a questão “QUEM”. O título deve traduzir, de forma sintética e clara, o tema central do projeto proposto (o título é a “alma” do projeto). A seguir devemos descrever os dados necessários a identificação do projeto, como nome, data, proponete, executores, etc.
Resumo
É uma apresentação breve e concisa dos aspectos mais importantes do projeto, devendo dar ao mesmo tempo uma visão ampla e objetiva do conteúdo da proposta.
Justificativa
Deve responder às seguintes indagações:
- Qual a razão de executar este projeto?
- Quais os benefícios em implantá-lo?
- Por que e para quem este projeto é relevante/importante?
Use fatos para apoiar sua argumentação, como estatísticas, histórias verídicas, depoimentos, dados comparativos, reportagens, entre outros. Esse é o principal espaço que você deve utilizar para convencer o avaliador de que seu projeto é bom e valioso.
Explicite a capacidade de sua equipe para cumprir as tarefas que o projeto exige e quais são os apoios necessários para assegurar que os resultados sejam alcançados.
Objetivos e Metas
Você deve formular os objetivos sempre como a solução de um problema e o aproveitamento de uma oportunidade. São o ponto focal de um projeto, para o qual convergem todas as ações, desde o início do trabalho.
Podem ser divididos em:Objetivo geral - O objetivo geral relaciona-se diretamente ao problema. Ele esclarece e direciona o foco central do trabalho de maneira ampla. Normalmente é redigido em uma frase, utilizando o verbo no infinitivo.
Objetivos específicos - Os objetivos específicos definem os diferentes pontos a serem abordados, visando concretizar o objetivo geral. Assim como no objetivo geral, nos objetivos específicos, você deve utilizar os verbos no infinitivo. Correspondem às ações que se propõe a executar dentro de um determinado período de tempo.
Para explicitar os resultados a serem atingidos, você descreve as metas. Uma meta pode ser entendida como sendo a parcela quantificável da finalidade do projeto e, para tanto, ao escrever uma meta devemos nos perguntar: o que queremos? Para que queremos? Quando queremos? Cada objetivo específico deve ter uma ou mais metas. Quanto melhor você dimensionar uma meta, mais fácil será definir os indicadores que permitirão evidenciar seu alcance.
Exemplo
| Objetivo Geral | Criar um website para divulgação e comercialização de produtos ecológicos |
Objetivos Específicos |
Elaborar o design das páginas do website |
Metas |
- Montar 10 páginas de propaganda, sendo 1 para cada produto a ser divulgado; |
Metodologia
Na metodologia você deve descrever as formas e técnicas que serão utilizadas para executar o projeto, ou seja, que atividades e tarefas devem ser executadas para se atingir os resultados anteriormente descritos nos objetivos e metas. Se uma atividade não está orientada para a obtenção de resultados do projeto, não deve ser incluída. Enumere todas as atividades necessárias para produzir um resultado, mostrando sua relação.
Indique a duração prevista de cada atividade e seu início dentro do período do projeto e se essa depende de outras ações para ser executada, indicando quem será o responsável por sua execução. Isso se completa com a definição dos recursos necessários a sua realização.
Recursos
Os recursos são os meios necessários para a realização do projeto, quer sejam equipamentos, material de consumo, pessoal, bolsas, diárias, passagens etc. São determinados após a definição dos objetivos, metas e atividades, já que podem ser facilmente identificados como os elementos necessários para se cumprirem as tarefas de cada atividade.
Na definição dos insumos, além de quantificá-los, você deve elaborar uma descrição mínima de cada um que permita conhecer o tipo e a qualidade do insumo referido.
Você deve atentar para o pessoal necessário à execução do projeto, especificando o nível de conhecimento, a especialidade e a experiência dos técnicos a serem envolvidos. Esses técnicos deverão ter disponibilidade para cumprir as tarefas geradas pelo Projeto, não tendo seu tempo comprometido com outras ações.
Para facilitar sua descrição, os recursos necessários geralmente são divididos em humanos e materiais/físicos.
Orçamento
Após a definição dos recursos, você deve especificar os custos do projeto, de modo a demonstrar como serão utilizados dentro dos principais itens do orçamento, separados em:
- investimentos: aquisições de bens permanentes, como equipamentos, reformas ou obras e serviços de consultoria.
- despesas operacionais: gastos previsíveis e contínuos que precisam existir para que as atividades aconteçam sem interrupções. São exemplos: diárias, serviços de terceiros de pessoas físicas e jurídicas, manutenção de serviços, material de consumo, entre outras.
O orçamento é o planejamento financeiro do projeto, sendo uma estimativa, que expressa em dinheiro o desenvolvimento das atividades propostas na metodologia. Quando os recursos financeiros forem provenientes de mais de uma fonte, especifique com que valor e para que atividades cada fonte de financiamento contribui.
Os itens de despesa devem estar, preferencialmente, relacionados com as atividades descritas na metodologia.
Exemplos de planilhas de orçamento:
Atividade/ação: Montagem da infra-estrutura do Laboratório de Informática
1) Material permanente
A.1) Mobiliário
Item |
Especificação |
Quantidade |
Valor unitário (R$) |
Total (R$) |
A.1.1 |
Armário de madeira 8 portas |
2 un |
1.200,00 |
2.400,00 |
A.1.2 |
Cadeira giratória estofada com braço |
... |
... |
... |
A.1.3 |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
... |
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Total |
... |
A.2) Equipamentos de informática
| Item | Especificação |
Quantidade |
Valor unitário (R$) |
Total (R$) |
A.2.1 |
Impressora multifuncional HP PhotoSmart C3180 Jato de tinta |
3 un |
450,00 |
1.350,00 |
... |
... |
... |
... |
... |
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Total |
... |
Atividade/ação: Realização de Curso de Extensão na área de informática
B) Despesas operacionais
B.1) Material de consumo
| Item |
Especificação |
Quantidade |
Valor unitário (R$) |
Total (R$) |
B.1.1 |
... |
... |
... |
... |
B.2) Viagens
Exemplo de planilha “Resumo do Orçamento”
| Itens de despesa | Valor (R$) |
Investimentos |
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Mobiliário |
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Equipamentos |
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Obras Civis |
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... |
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Total Investimentos |
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Despesas Operacionais |
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Material de consumo |
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Viagens |
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... |
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Total Despesas Operacionais |
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Total geral do projeto |
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Cronograma
O cronograma responde a pergunta ”QUANDO?”. Um cronograma é uma disposição gráfica das épocas em que as atividades (descritas na Metodologia) vão se desenvolver e permite uma rápida visualização da seqüência em que elas devem acontecer.
Em um cronograma são indicados os tempos reais para a execução das ações, pois é comum subestimar-se os mesmos, o que resulta em programações impossíveis de serem cumpridas. Para tanto trabalhamos com cronogramas: físicos e financeiros.
O cronograma físico serve para indicar a duração prevista para a execução de cada atividade do projeto. Nele você vai organizar, no período de execução do plano, o tempo e a seqüência de execução das ações programadas. Para sua elaboração, você deve utilizar os prazos necessários à execução de cada tarefa, considerando os recursos humanos a serem disponibilizados.
Exemplo:
| Atividades | Meses ou semanas |
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1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 | |
A) Realização de curso de extensão |
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A.1) Preparação do curso |
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A.2) Divulgação |
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A.3) Inscrições |
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A.4) Execução do curso |
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A.5) Pós-evento (Certificação e Avaliação) |
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B)... |
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Em um cronograma financeiro é feita a previsão da execução financeira do projeto. Nele você deve indicar os prazos de utilização dos recursos financeiros necessários à concretização de cada tarefa, considerando que o recurso será utilizado no período de tempo indicado para aquela atividade ou tarefa de acordo com o cronograma físico. Você pode montar esse cronograma a partir do resumo do orçamento, especificando em que tempo está previsto o desembolso de cada item de despesa orçado.
Em alguns casos, você pode optar por um cronograma físico-financeiro, que pode ser montado a partir do cronograma físico, especificando-se o desembolso financeiro relativo a cada atividade, no seu período correspondente.